Малый бизнес: как вести учет в кофейне и сэкономить на автоматизации

На этапе открытия бизнеса вам нужно много, точно и быстро считать. Учет товара в кофейне и касса, расчеты с поставщиками, управление заказами на выдачу и на доставку. А зарплата, налоги, отчеты?

Калькуляторы и тетради уже не тянут на себе такой объем задач. Важные записи все чаще теряются. Официанты и продавцы в суматохе забывают, что просил посетитель. Появляются первые негативные отзывы…. Вы начинаете задумываться о компьютерном учете. Тем более, что у вашего конкурента уже внедрена специальная программа управления кофейней.

Автоматизация кофейни: как выбрать ПО

Программное обеспечение для автоматизации кофеен выполняет три основные функции:

1. Учёт и обработка заказов посетителей. В стационарном заведении с кухней заказы передаются с дисплея на дисплей или принтер. Официанту или кассиру нет нужды идти в кухню с рукописным бланком.
2. Управление гостепримством и лояльностью — карта столов для удобной рассадки посетителей, база гостей с индивидуальными карточками, программы скидок и бонусов для постоянных клиентов.
3. Управление финансами, складом и персоналом. Продажи, касса, движение товаров, продуктивность каждого сотрудника связаны в единую систему обмена данными. Можно управлять централизованным складом и создать отдельные склады для каждой точки.

Как вести учет в кофейне начинающему предпринимателю? Малому бизнесу нужна бухгалтерская программа с подключенными кассовыми аппаратами или стоит рассмотреть учетные программы для кофеен? Об этом читайте ниже.

Обычная бухгалтерия: плюсы и минусы

Бухгалтерские программы ведут детальный учёт финансов, имущества на балансе вашей торговой точки. Они понадобятся в период активного роста бизнеса.

На этапе открытия точки обычная бухгалтерия невыгодна по 3-м причинам:

1. Большие затраты:

• Лицензионная версия (с установкой) – от 200 у.е.
• Сервер для хранения бизнес-данных (покупка, подключение) – от 2 000 у.е.
• Услуги приходящего системного администратора (IT-аутсорсинг) – от  100 у.е. /мес.

2. Остаток «свободного» функционала. Многое из того, что есть в типовых бухгалтерских программах, окажется незадействованным на малой торговой точке.

3. Бухгалтерская программа не управляет продажами – лишь фиксирует их результаты. Вы не сможете:

• передавать заказы на кухню, бар, склад и обратно;
• контролировать точность и своевременность выполнения заказов;
• оценивать эффективность работы каждого сотрудника;
• вести учёт продаж на уличных торговых точках (киоск, мобильная кофейня).

Ключевой минус обычной бухгалтерии  — отсутствие CRM, или клиентской базы, которая нужна для взаимодействия и эффективной коммуникации с клиентами. CRM помогают улучшить качество обслуживания посетителей, повысить уровень продаж и оптимизировать маркетинг.

Когда ваш бизнес вырастет и бухгалтерская программа становится необходимой, даже тогда получится экономить – платить аутсорсинговой компании за ведение бухгалтерии. Так вы избежите затрат  на программу, оборудование, зарплату штатным специалистам.

Но как управлять кофейней и как вести учет кофе в кофейне на этапе открытия точки продаж? Ответ простой — вам нужно организовать простой автоматизированный учёт, управление заказами и ресурсами бизнеса. Эти задачи выполняют POS программы. О них и пойдёт речь дальше.

POS программы для кофейни: чем полезны и как работают

Приложения POS ( англ.Point-of-sale — точка продаж) автоматизируют все процессы вашего заведения:

• обслуживание гостей — продажи кофе, выпечки, десертов.
• движение товаров на складе и средств по кассе
• программы лояльности – скидки, акции, бонусы;
• учет работы персонала на каждой точке продаж
• отчеты и анализ успешности бизнеса.

Центром учета и отчетности становится виртуальная административная панель. Это отдельный блок POS-программы с доступом для владельца и менеджеров. Автоматизация продаж кофейни позволяет в любой момент поднять отчеты по складу, кассе, открытым и закрытым заказам, узнать прибыльность бизнеса и сумму налогов за месяц. Здесь же ведется учет персонала, зарплаты, клиентской базы и персональных бонусов.

Оборудование для POS программ

Одно из технологических преимуществ POS программы кофейни – возможность установки на портативные ПК и мобильные устройства (планшеты, смартфоны). Часть функций выводится на смартфоны в качестве дополнительных приложений.  Например, владелец сети кофеен может прочесть краткие отчёты с каждой точки, а посетитель — заказать кофе и десерт с доставкой на дом или в офис.

Для мобильных POS-программ не нужно покупать собственную систему обмена данными. Информация хранится на удалённом сервере.

«Облачные» серверы сохраняют бизнес-данные в закрытой зоне. К ней не имеет доступ даже провайдер, который отвечает за качество работы хранилища. Правами доступа обладает только заказчик и его доверенные лица.

«Облако» помогает обмениваться данными внутри вашего бизнеса. С ним легко управлять одной точкой продажи либо целой сетью кофеен.

Плата за использование удалённого сервера входит в стоимость ежемесячной подписки на POS-программу. Вы экономите тысячи долларов на закупке и техподдержке собственного оборудования. Кроме того, не рискуете потерять данные из-за поломки, уничтожении либо при изъятии сервера и ПК.

Самый популярный комплект POS-оборудования для кофейни:

1. планшет на подставке;
2. маршрутизатор интернет (роутер);
3. принтер чеков;
4. дополнительно можно приобрести сканер штрих-кодов (ускоряет приём товара на склад) и платёжный терминал банковских карт.

Планшеты удобны для небольших заведений: кофеен в зданиях, киосков, автофургонов и велокафе. Они занимают меньше места по сравнению с бесконтактным дисплеем — за счет отсутствия клавиатуры, компактного размещения чекового принтера и денежного ящика.

На каждой точке продаж можно расположить планшеты и сделать их терминалами с подключенной техникой: принтерами, сканерами, кассовыми аппаратами, т.п.  Комплект оборудования подбирается по специфике бизнеса и типу налогообложения.

Как выбирать POS-программы

Многие предприниматели ориентируются на советы более опытных бизнесменов. Мы рекомендуем самостоятельный, простой и надёжный способ оценки программных решений. Он состоит из 5-ти шагов:

1. Определить:

• функциональные блоки  — рабочие участки, точки продаж, точки контроля;
• процессы – чем занимаются в каждом блоке;
• цель и задачи — по каждому блоку и процессу.

2. Выбрать 2-3 программы автоматизации кофейни. Каждый провайдер предоставляет до 2-х недель бесплатного пользования всеми функциями своей POS системы.

3. Составить план тестирования – с учетом того, что вы сможете одновременно проверять в работе лишь одну программу.

4. Оформить подписку, связаться со службой техподдержки. Программа может быть сколь угодно хороша, но без грамотного внедрения и поддержки остаться «мёртвым» файлом в вашей папке загрузок. Ответственный, внимательный провайдер подскажет, как внедрить POS в бизнес, поможет выбрать POS оборудование  и обучить персонал.

Подписаться на бесплатное тестирование нашей программы для кофейни можно здесь>>>. Мы вышлем доступ ко всем приложениям системы и поможем настроить её под ваш тип бизнеса.