Малий бізнес: як вести облік та заощадити на автоматизації кав’ярні

На етапі відкриття бізнесу вам потрібно багато, точно і швидко рахувати. Облік товару в кав’ярні та каса, розрахунки з постачальниками, управління замовленнями на видачу та доставку. А зарплата, податки, звіти?

Калькулятори та зошити вже не тягнуть на собі такий обсяг завдань. Важливі записи все частіше губляться. Офіціанти та продавці в метушні забувають, що просив відвідувач. З’являються перші негативні відгуки. Ви починаєте замислюватись про комп’ютерний облік. Тим більше, що у вашого конкурента вже запроваджено спеціальну програму управління кав’ярнею.

Автоматизація кав’ярні: як вибрати ПЗ

Програмне забезпечення для автоматизації кав’ярень виконує три основні функції:

1. Облік та обробка замовлень відвідувачів. У стаціонарному закладі з кухнею замовлення передаються з дисплея на дисплей або принтер. Офіціанту чи касиру немає потреби йти на кухню з рукописним бланком.
2. Управління гостинністю та лояльністю – карта столів для зручного розсаджування відвідувачів, база гостей з індивідуальними картками, програми знижок та бонусів для постійних клієнтів.
3. Управління фінансами, складом та персоналом. Продажі, каса, рух товарів, продуктивність кожного співробітника пов’язані у єдину систему обміну даними. Можна керувати централізованим складом та створити окремі склади для кожної точки.

Тож як вести облік у кав’ярні підприємцю-початківцю? Малому бізнесу потрібна бухгалтерська програма з підключеними касовими апаратами чи варто розглянути облікові програми для кав’ярень? Про це читайте нижче.

Звичайна бухгалтерія: плюси та мінуси

Бухгалтерські програми проводять детальний облік фінансів, майна на балансі вашої торгової точки. Вони знадобляться у період активного зростання бізнесу.

На етапі відкриття точки звичайна бухгалтерія невигідна з 3-х причин:

1. Великі витрати:

• Ліцензійна версія (з установкою) – від 200 у.о.
• Сервер для зберігання бізнес-даних (купівля, підключення) – від 2000 у.о.
• Послуги системного адміністратора (IT-аутсорсинг) – від 100 у.о./міс.

2. Залишок “вільного” функціоналу. Багато що з того, що є в типових бухгалтерських програмах, виявиться незадіяним на малій торговій точці.

3. Бухгалтерська програма не керує продажами – лише фіксує їхні результати. Ви не зможете:

• передавати замовлення на кухню, бар, склад та назад;
• контролювати точність та своєчасність виконання замовлень;
• оцінювати ефективність роботи кожного працівника;
• вести облік продажу на вуличних торгових точках (кіоск, мобільна кав’ярня).

Ключовий мінус звичайної бухгалтерії – відсутність CRM або клієнтської бази, яка потрібна для взаємодії та ефективної комунікації з клієнтами. CRM допомагають поліпшити якість обслуговування відвідувачів, підвищити рівень продажів та оптимізувати маркетинг.

Коли ваш бізнес виросте і бухгалтерська програма стає необхідною, навіть тоді вдасться економити – оплатити аутсорсинговій компанії за ведення бухгалтерії. Так ви уникнете витрат на програму, обладнання, зарплату штатним фахівцям.

Але ж як керувати кав’ярнею та як вести облік кави у кав’ярні на етапі відкриття точки продажу? Відповідь проста – вам потрібно організувати простий автоматизований облік, управління замовленнями та ресурсами бізнесу. Ці завдання виконують програми POS. Про них і йтиметься далі.

POS програми для кав’ярні: чим корисні та як працюють

Програми POS ( Point-of-sale – точка продажів) автоматизують всі процеси вашого закладу:

• обслуговування гостей – продаж кави, випічки, десертів;
• рух товарів на складі та коштів по касі;
• програми лояльності – знижки, акції, бонуси;
• облік роботи персоналу на кожній точці продажів;
• звіти та аналіз успішності бізнесу.

Центром обліку та звітності стає віртуальна адміністративна панель. Це окремий блок POS-програми з доступом для власника та менеджерів. Автоматизація продажів кав’ярні дозволяє в будь-який момент переглянути звіти по складу, касі, відкритим та закритим замовленням, дізнатися про прибутковість бізнесу та суму податків за місяць. Тут же ведеться облік персоналу, зарплати, клієнтської бази та персональних бонусів.

Обладнання для POS програм

Одна з технологічних переваг POS програми кав’ярні – можливість встановлення на портативні ПК та мобільні пристрої (планшети, смартфони). Частина функцій виводиться на смартфони як додаткові програми. Наприклад, власник мережі кав’ярень може прочитати короткі звіти з кожної точки, а відвідувач — замовити каву та десерт з доставкою додому чи до офісу.

Для мобільних POS програм не потрібно купувати власну систему обміну даними. Інформація зберігається на віддаленому сервері.

“Хмарні” сервери зберігають бізнес-дані в закритій зоні. До неї не має доступу навіть провайдер, який відповідає за якість роботи сховища. Правами доступу володіє лише замовник та його довірені особи.

“Хмара” допомагає обмінюватися даними всередині вашого бізнесу. Ви можете легко управляти однією точкою продажу або цілою мережею кав’ярень.

Плата за використання віддаленого сервера входить у вартість місячної підписки на програму POS. Ви заощаджуєте тисячі доларів на закупівлі та техпідтримці власного обладнання. Крім того, не ризикуєте втратити дані через злам, знищення або вилучення сервера і ПК.

Найпопулярніший комплект POS-обладнання для кав’ярні:

1. планшет на підставці;
2. маршрутизатор інтернет (роутер);
3. принтер чеків;
4. додатково можна придбати сканер штрих-кодів (прискорює приймання товару складу) і платіжний термінал банківських карт.

Планшети зручні для невеликих закладів: кав’ярень у будинках, кіосків, автофургонів та велокафе. Вони займають менше місця в порівнянні з безконтактним дисплеєм – завдяки відсутності клавіатури, компактного розміщення чекового принтера та грошової скриньки.

На кожній точці продажів можна розташувати планшети та зробити їх терміналами із підключеною технікою: принтерами, сканерами, касовими апаратами тощо. Комплект обладнання підбирається за специфікою бізнесу та типом оподаткування.

Як вибирати POS-програму

Багато підприємців орієнтуються на поради найдосвідченіших бізнесменів. Ми рекомендуємо самостійний, простий та надійний спосіб оцінки програмних рішень. Він складається з 5-ти кроків:

1. Визначити:

• функціональні блоки – робочі ділянки, точки продажу, точки контролю;
• процеси – чим займаються у кожному блоці;
• мета та завдання – по кожному блоку та процесу.

2. Вибрати 2-3 програми автоматизації кав’ярні. Кожен провайдер надає до 2-х тижнів безкоштовного користування всіма функціями своєї системи POS.

3. Скласти план тестування з урахуванням того, що ви зможете одночасно перевіряти у роботі лише одну програму.

4. Оформити передплату, зв’язатися зі службою техпідтримки. Програма може бути дуже хорошою, але без грамотного впровадження та підтримки залишитися «мертвим» файлом у вашій папці завантажень. Відповідальний, уважний провайдер підкаже, як впровадити POS у бізнес, допоможе вибрати POS обладнання та навчити персонал.

Підписатися на безкоштовне тестування нашої програми для кав’ярні можна тут >>. Ми надішлемо доступ до всіх програм системи та допоможемо налаштувати її під ваш тип бізнесу.